みなさん、こんにちは。久しぶりの投稿となってしまいました。
今日は、先日実際にあったヒヤリ体験から、ゲストの携帯番号を聞いておいてリマインドを送る重要性について書きたいと思います。

結論
B to B での受注であっても、ゲストの携帯番号は聞いておき、2日前までにはゲストに直接リマインドを送るのがおすすめです。

受注内容
先日お迎えしたヨーロッパからのご夫婦、（ヨーロッパの旅行会社の東京営業所より受注）
川根本町での民泊、大井川鐵道のチケット、車内でのお弁当、お茶農家でのお茶体験
静岡駅の新幹線改札で9:30に私がゲストをお迎えし、大井川鐵道のチケットを手渡しし、ゲストはJRで金谷駅へ移動、金谷駅で大井川鐵道に乗り換えて川根本町へ向かうという旅程で合意していました。旅行会社からの受注ですので、弊社がやりとりしているのはゲストではなくて、旅行会社です。

前々日のゲストとのやり取り
私は、前々日の夕方、旅行会社から聞いていたゲストの携帯にWhatsAppでメッセージを送りました。
「明後日、午前9:30、静岡駅でお待ちしております。 何かありましたら、こちらにメッセージをお送りください。」
↓
「え？私たちが乗る新幹線は、11:00に静岡駅に到着予定となっていますが、大丈夫でしょうか？』
↓
「え! 大丈夫ではありません。予定している大井川鐵道に乗れなくなってしまいます。早い時間の新幹線に変更してください。」
↓
「わかりました。全て旅行会社に任せており、明日、旅行会社に連絡して対応してもらいます。」

前日の旅行会社とのやり取り
申し訳なかった。新幹線のチケットを変更し、9:00に静岡駅に到着しますので、よろしくお願いします。

これで、ことなきを得ましたが、もし私が、旅行会社からゲストの携帯番号を聞いていなくて、メッセージを送っていなかったら…。恐ろしいですね。

私は、9:30に静岡駅でゲストを待ちますが、ゲストとは会えず、ゲストは11:00に静岡駅に到着します。
ゲストには私の携帯は伝わっており、電話をしてこれますが、予定していた大井川鐵道には乗れず、その後の予定が大幅に狂ってしまうところでした。

次に、もし私が前々日ではなくて、前日の夕方にメッセージを送っていたらどうだったでしょうか？
このお客様は、すべての手配を旅行会社に依頼しており、ご自身で新幹線のチケットを変更することは難しかったようです。旅行会社も前日の夕方にチケット変更の依頼（といってもこれは旅行会社の手配ミスですが）を受けても、営業時間外だったり、営業時間内であっても、翌朝8:00の新幹線への変更をし、チケットを手渡すのは難しかったかもしれません。

また今回は国内でのやり取りで時差がありませんでしたが、これが海外の旅行会社とのやり取りだったら、時差もあります。

ひやっとしましたが、前々日にゲストにリマインドをお送りしたことで、ことなきを得たという事例でした。数日前に余裕を持ってリマインドを送ることが大事だと痛感した次第です。

もう１つ、効果的な予防策は、旅行会社がお客様に渡している旅程表のコピーをもらっておくことです。ヨーロッパからのお客様は2-3週間の訪日旅行をする方が多いですが、その全てではなく、自社が関わっている部分だけで十分です。
今回のケースでしたら、○○月○○日、〇〇時東京駅発の新幹線ひかり〇〇号で静岡に向かい、〇〇時に静岡駅に到着、現地オペレーター（弊社）が静岡駅でお迎えし、大井川鐵道のチケットを受領。〇〇時静岡駅発の東海道線で金谷へ向かう。といった内容です。

旅行の手配を担当されている方のご参考になれば幸いです。お読みいただき、ありがとうございました。